ความหมายและคุณสมบัติของข้อมูล

                ในปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลเป็นหลัก จึงมีการนำเทคโนโลยีมาช่วย จัดการข้อมูลอย่างมาก ดังจะเห็นได้จากการแข่งขันการให้บริการของธนาคารพาณิชย์ การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจลงทุนซื้อขายหลักทรัพย์ ข้อมูลเป็นหัวใจของการดำเนินงาน เป็นแหล่งความรู้ที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ บริษัทหรือองค์การจึงดำเนินการอย่างจริงจัง ให้ได้มาซึ่งข้อมูลและปกป้องดูแลข้อมูลของตนเป็นอย่างดี เพราะข้อมูลเป็นสิ่งมีค่ามีราคา การโจรกรรมข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ จึงเป็นปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น ดังที่ปรากฎเป็นข่าว ทั้งในประเทศและต่างประเทศ
                ข้อมูล (data)   คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดีโอ การแปลความหมายและการประมวลผล ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข ตัวอักขระ หรืสัญลักษณ์ใด ๆ เช่น เลข 1.5 อาจจะถูกกำหนด ให้เป็นจำนวนหน่วยการเรียนของวิชา การงานอาชีพและเทคโนโลยี  8:30 แทนเวลาเข้าเรียน
                  ข้อมูล จึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง ดังจะเห็นจากกระบวนการการเลือกตั้งที่ผ่านมา หลายพรรคการเมืองมีการนำเทคโนโลยี มารวบรวมข้อมูล หาวิธีการที่จะให้ได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว และเมื่อสถานการณ์หรือเหตุการณ์บางอย่างผันแปรขึ้น การเตรียมการ หรือการแก้สถานการณ์จะดำเนินการได้อย่างทันท่วงที

ข้อมูลที่จะนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จะต้องมีคุณสมบัติพื้นฐาน ดังต่อไปนี้
             1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ว ถ้าข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้ จะทำให้เกิดผลเสียหายมาก ผู้ใช้ จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของการประมวลผลส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึง ในเรื่องนี้
             2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้นและรายงาน ตามความต้องการของผู้ใช้
            3.ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมและวิธีการทางปฏิบัติ ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศ ต้องสำรวจและสอบถามความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์เหมาะสม
            4.ความชัดเจนกระทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมาก จึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูล ให้กระทัดรัด สื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่อข้อมูลให้เหมาะสม เพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
            5.ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

 

ชนิดและลักษณะของข้อมูล

  ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
  1)ข้อมูลที่เป็นตัวเลข  (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
                     ก. เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12, 9, 137 , 8319 , -46
                     ข. เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12 หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้ เช่น 12.763
                         เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบคือ
                                       ก. แบบที่ใช้กันทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 , -17.34
                                       ข. แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น
                                                  123. x 10             หมายถึง 1230000.0
                                                  13.76 x 10-3       หมายถึง 0.01376
                                                  1764.0 x 102      หมายถึง -176400.0
                                                  1764.10                   หมายถึง -17.64
          2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ  (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER, ON-LINE, 1711101,&76
           ประเภทของข้อมูล       
           ถ้าจำแนกข้อมูลออกเป็นประเภท จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
           1. ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data)  หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง
ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ และการจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น
เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
          2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data)  หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผล
เพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น           

   

ความสัมพันธ์ของข้อมูลและสารสนเทศ

                 จากที่กล่าวมาแล้วว่า ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สถานที่ สิ่งของต่าง ๆ ซึ่งมีการเก็บรวบรวมเอาไว้ และสามารถเรียกเอามาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง ข้อมูลจึงจำเป็นต้องเป็นข้อมูลที่ดี มีความถูกต้องแม่นยำ
                สำหรับสารสนเทศ (Information)  หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมาย สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ หรือ ผลสรุปที่เกิดจากการประมวลผลข้อมูลที่ถูกต้องและ เหมาะสม กระบวนการประมวลผลอาจเป็นการแยกแยะ จัดเก็บ จัดลำดับ คำนวณ โดยเลือก และจัดรูปแบบให้เหมาะสม ทันต่อความต้องการและทันสมัยกับเหตุการณ์ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี และมีการกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูล เช่น เกรดเฉลี่ยของนักเรียน หรือรายงานสรุปยอดการขายแต่ละเดือนในรอบปีที่ผ่านมา
                  กรรมวิธีการรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูลรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ดังนั้นผู้ดำเนินการจะต้องให้ความสำคัญที่จุดนี้โดยเฉพาะความรวดเร็ว ความรวดเร็วของการเก็บข้อมูลจึงผูกพันกับเทคโนโลยี ซึ่งมีหลายวิธี เช่น การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูล การใช้โทรสาร การใช้ระบบ อ่านข้อมูลอัตโนมัติ เช่น เครื่องกราดตรวจ (scaner) อ่านข้อมูลที่เป็นรหัสแท่ง (barcode)
                  การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายที่ชัดเจนและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อน เพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูลและอาจสร้างปัญหาในการแก้ไขข้อมูล

ภาพ แสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลและสารสนเทศ

                                                                                      
                  ข้อความบนระเบียนประวัติของนักเรียนจากภาพ  ทำให้ทราบว่า เพชร แข็งขัน เป็นนักเรียนชาย เกิดวันที่ 12 เดือนมกราคม ปีพุทธศักราช 2525 ดังนั้นข้อความ "เพชร แข็งขัน" "ชาย" และ "12 ม.ค. 2525" ที่อยู่บนระเบียนประวัตินักเรียนจึงเป็นข้อมูล     
                  ถ้ามีการนำข้อมูลเกี่ยวกับปีเกิดของนักเรียนทั้งโรงเรียนจากระเบียนประวัติไปแจกแจงตามปีเกิด แสดงให้เห็นตามภาพ

ภาพ แจกแจงข้อมูลปีเกิดของนักเรียนทั้งโรงเรียน

                  จำนวนนักเรียนที่ได้จากการแจกแจงข้อมูลตามปีเกิด จะเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการนำข้อมูลไปทำการประมวลผล                        ในบางครั้งผลสรุปหรือสารสนเทศจากการประมวลผลข้อมูลแบบหนึ่ง อาจนำไปใช้เป็นข้อมูลในการประมวลผล อีกแบบหนึ่งก็ได้ เช่น ในการหาเกรดเฉลี่ยปลายภาคการศึกษาของนักเรียนคนหนึ่ง เริ่มจากครูผู้สอนแต่ละวิชานำผลการสอบแต่ละครั้ง และคะแนนการทำงานในชั้นเรียนมาคำนวณคะแนนรวมและให้เกรดในวิชานั้น ๆ เกรดที่ครูผู้สอนแต่ละท่านให้ถือว่าเป็นสารสนเทศขากข้อมูลคะแนนสอบและการทำงานของนักเรียน หลังจากส่งเกรดแต่ละรายวิชาให้ฝ่ายวิชาการเพื่อคำนวณเกรดเฉลี่ย เกรดแต่ละวิชาที่ส่งมาจะเป็นข้อมูลในการคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักเรียนแต่ละคน ซึ่งถือเป็นสารสนเทศ  หลังจากนั้นเกรดเฉลี่ยของนักเรียนแต่ละคนอาจเป็นข้อมูลในการประมวลผลอื่น ๆ ต่อไป เช่น การคำนวณผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนทั้งชั้นเรียน

ภาพ การหาระดับคะแนนเฉลี่ยของนักเรียน

                ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ ที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการ ประมวลผลข้อมูลก่อน การประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายอย่าง ประกอบกันคือ
                           1. การรวบรวมข้อมูล
                           2. การแยกแยะ
                           3. การตรวจสอบความถูกต้อง
                           4. การคำนวณ
                           5. การจัดลำดับหรือการเรียงลำดับ
                           6. การรายงานผล
                           7. การสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น
                   การประมวลผลข้อมูลจึงเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญ เพราะข้อมูลที่มีอยู่รอบๆ ตัวเรามีเป็นจำนวนมากในการใช้งานจึงต้อง มีการประมวลผลเพื่อให้เกิดประโยชน์ กิจกรรมหลักของการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จึงประกอบด้วยกิจกรรมการเก็บรวบรวมข้อมูล ซึ่งต้องมีการตรวจสอบ ความถูกต้องด้วยกิจกรรมการประมวลผลซึ่งอาจจะเป็นการแบ่งแยกข้อมูล การจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ และกิจกรรมการเก็บรักษาข้อมูลซึ่งอาจต้อง มีการทำสำเนา ทำรายงานเพื่อแจกจ่าย

วิธีการประมวลผล มี 2 ลักษณะ คือ
                 (1) การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing)
                  หมายถึง การทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่องปลายทาง (terminal) ไปยังฐานข้อมูล ของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผลการประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝากถอนเงินเอทีเอ็ม การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นวิธีที่ใช้กันมากวิธีหนึ่ง
                  (2) การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing)
                   หมายถึง การประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้งๆ เช่น เมื่อต้องการทราบข้อมูลผลสำรวจความนิยมของประชาชน ต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน หรือที่เรียกว่า โพล (poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วนำข้อมูล นั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานหรือสรุปผลหาคำตอบ กรณีการประมวลผลแบบกลุ่มจึงกระทำในลักษณะเป็นครั้งๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน

---

ที่มา : http://www.school.net.th/library/
http://www.chakkham.ac.th/
http://www.piacec.moe.go.th
หนังสือเรียนสาระการเรียนรู้พื้นฐาน เทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วงชั้นที่ 4 ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 4 - 6 ของ สสวท