โครงสร้างของข้อมูลประกอบด้วย 5 ลำดับ ดังนี้

        1. บิต คือ ตัวเลขโดดในระบบเลขฐานสอง ซึ่งมีค่าได้เพียง 0 หรือ 1 บิต เป็นหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในการแทนข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
        2. ตัวอักขระ (Charecter) หมายถึง ตัวอักขระแต่ละตัว ซึ่งอาจเป็น ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใด ๆ การแทนตัวอักขระ แต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิตซึ่งเราเรียกอีกอย่างว่า ไบต์
        3. เขตข้อมูล (Field) หมายถึง หน่วยข้อมูลหน่วยหนึ่งที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใด ความหมายหนึ่ง เขตข้อมูลแต่ละเขตประกอบด้วยตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป
        4. ระเบียนข้อมูล (record) หมายถึง กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ระเบียนข้อมูลประกอบด้วยเขตข้อมูล ตั้งแต่หนึ่งเขตข้อมูลขึ้นไป
        5. แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึง กลุ่มของระเบียนแบบเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วย ระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป

ภาพ  แสดงความสัมพันธ์ของโครงสร้างข้อมูลภายในแฟ้มข้อมูล

             พิจารณาการเก็บประวัติของนักเรียนในโรงเรียนแห่งหนึ่ง ประวัติของนักเรียนคนหนึ่ง ๆ จะบันทึกลงในระเบียนประวัติหนึ่งใบ โดยประกอบด้วยเขตข้อมูลต่าง ๆ เช่น ชื่อ นามสกุล วัน เดือน ปีเกิด โดยที่ข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นตัวเลข หรือตัวอักษร ก็ได้ และใบระเบียนประวัติของนักเรียน ในโรงเรียนจะได้รับการจัดเก็บ ไว้ในแฟ้มเดียวกันดังรูป

ภาพ แสดงการจัดเก็บประวัตินักเรียน

จากภาพ จะเห็นว่า ประวัตินักเรียนแต่ละคน 1 ใบ หรือ 1 ระเบียน เก็บอยู่ในแฟ้มประวัตินักเรียนทั้งโรงเรียน เมื่อดึงประวัตินักเรียน 1 คน มาพิจารณา จะประกอบด้วยเขตข้อมูล จากรูปสรุปได้ว่า              ระเบียนประวัติของนักเรียนทั้งหมดเรียกว่า แฟ้มข้อมูล ประวัตินักเรียนของโรงเรียน              ระเบียนประวัติของนักเรียนแต่ละคนเรียกว่า ระเบียนข้อมูล ประวัตินักเรียน              ข้อมูลแต่ละค่าในระเบียนประวัติ เรียกว่า เขตข้อมูล ประวัตินักเรียน ซึ่งอาจเป็นตัวเลข หรือตัวหนังสือ

ที่มา : http://www.school.net.th/library
http://www.chakkham.ac.th/technology/lesson22/database201.html/
หนังสือเรียนสาระการเรียนรู้พื้นฐาน เทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วงชั้นที่ 4 ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 4 - 6 ของ สสวท.