:ซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์ประมวลคำ

ซอฟต์แวร์ประมวลคำ(word processing software) เป็น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้สำหรับการพิมพ์เอกสาร สามารถแก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างดี เอกสารที่พิมพ์ไว้จัดเป็นแฟ้มข้อมูล เรียกมาพิมพ์หรือแก้ไขใหม่ได้ การพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็มีรูปแบบตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบ เอกสารจึงดูเรียบร้อยสวยงาม ช่วยสร้างเอกสารในรูปแบบที่ต้องการได้ง่าย เช่น สามารถแบ่งเป็นสดมภ์ได้หลายแบบในเอกสารชุดเดียวกัน สามารถนำรูปภาพ หรือกราฟมาเป็นส่วนประกอบเอกสารได้ สามารถสร้างตาราง จัดเรียงตัวอักษร สามารถใช้งานร่วมกับฐานข้อมูลในการแสดงหรือการพิมพ์งาน เช่น นำฐานข้อมูลรายชื่อผู้ที่ได้รับวุฒิบัตรที่สร้างจากซอฟต์แวร์จัดการฐาน ข้อมูลมาพิมพ์ร่วมกับแบบฟอร์มที่พิมพ์และจัดเตรียมไว้ในซอฟต์แวร์ประมวลคำ นอกจากนี้ซอฟต์แวร์ประมวลคำในปัจจุบันสามารถช่วยสร้างดัชนี และสารบัญได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างซอฟต์แวร์ประมวลคำ เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด ซียูไรด์เตอร์ โลตัสเวิร์ดโปร และซอฟต์แวร์ประมวลคำของชุดซอฟต์แวร์ปลาดาว เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประมวลคำทำให้ความสำคัญของการใช้งานเครื่องพิมพ์ดีดลดน้อยลง         ความสำคัญและประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
        ปัจจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน ได้มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆ แทนเครื่อฃพิมพ์ดีดมากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนา ความสามารถของตัวประมวลผลหรือโพเซสเซอร์ (Processor) และประสิทธิภาพการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองต่างๆ เช่น ฮาร์ดดิสก์ ดิสก์เกตต์ ที่มีความจำสูงขึ้นรวมถึงการผลิตเครื่องพิมพ์ (Printer) ความเร็วสูง ประกอบกับราคาเครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ทำให้สำนักงานต่างๆ หันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร บทความ ตลอดจนรายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถจัดข้อความและ เลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริงออกมา นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ ขึ้นมาใช้งานในภายหลังได้
       ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
       1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ สาารถค้นหาและเรียกใช้งานด้สะดวกและรวดเร็ว
       2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูล ได้เป็นจำนวนมาก
       3.ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจ ทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก
       4. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร
       5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่าง ๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง
       6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจ จึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้ หรือาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาได้
       คุณสมบัติเด่นอีกประการหนึ่งของซอฟต์แวร์ประมวลคำในปัจจุบันคือสามารถช่วยตรวจสอบตัว สะกดในเอกสารที่พิมพ์ว่าถูกต้องหรือไม่ ทั้งในรูปแบบของคำหรือไวยากรณ์ หาก พิมพ์ผิดโปรแกรมจะแสดงสัญลักษณ์ให้ผู้ใช้สังเกตได้ง่าย เช่น มีการขีดเส้น ใต้สีแดงใต้คำที่พิมพ์ผิด และจะมีคำที่ถูกต้องให้เลือกว่าต้องการคำไหน ความ สามารถนี้สืบเนื่องมาจากมีการผนวกซอฟต์แวร์ทางด้านภาษาเช่น พจนานุกรม เข้า กับซอฟต์แวร์ด้วย แต่หากเป็นชื่อเฉพาะผู้ใช้ก็สามารถเพิ่มชื่อเฉพาะเข้าไป ได้เพื่อป้องกันไม่ให้ซอฟต์แวร์รายงานความผิดพลาด ซอฟต์แวร์ประมวลคำใน ปัจจุบันสามารถสรุปหรือย่อเนื้อหาในสัดส่วนที่ต้องการได้ เช่นสรุปเนื้อหา จากเอกสาร 10 หน้าให้เหลือ 2 หน้า และปัจจุบันมีการเพิ่มขีดความสามารถของ ซอฟต์แวร์ประมวลคำอีกมากมาย

ที่มา : http://www.school.net.th/library/
http://www.chakkham.ac.th/
http://www.ct.ac.th/computere/word1_2.html
หนังสือเรียนสาระการเรียนรู้พื้นฐาน เทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วงชั้นที่ 4 ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 4 - 6 ของ สสวท