กระบวนการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ
|
|
|
|
|
|
|
|
การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน
จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวม และตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ดังต่อไปนี้
ก. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
1)
การเก็บรวบรวมข้อมูล
เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา
เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก
เช่น
การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง
ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
2)
การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล
เพื่อตรวจสอบ
ความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความเชื่อถือได้
หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น
การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
ข.
การประมวลผลข้อมูล แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1)
การประมวลผลด้วยมือ วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนไม่มากและไม่ซับซ้อน
อุปกรณ์ในการคำนวณ ได้แก่
เครื่องคิดเลข ลูกคิด
2)
การประมวลผลด้วยเครื่องจักร วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง และไม่จำเป็นต้องใช้ผลในการคำนวณ
ทันทีทันใด เพราะต้องอาศัย
เครื่องจักร และแรงงานคน
3)
การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ วิธีนี้เหมาะกับงานที่มีจำนวนมาก ไม่สามารถใช้แรงงานคนได้
และงาน
ที่มีการคำนวณที่ยุ่งยาก ซับซ้อน การคำนวณด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ จะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
แม่นยำ และรวดเร็ว
การประมวลผลข้อมูลมีลำดับขั้นตอนในการประมวลผลข้อมูลมีดังนี้
1) การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม
เพื่อเตรียมไว้
สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่ม
มีวิธีการที่ชัดเจน เช่น
ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลือง
มีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการ
เพื่อความสะดวกในการค้นหา
2)
การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว
ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข
หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา
ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร
การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก
จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า
เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้
ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
ค.
การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล ประกอบด้วย
1) การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูล
หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึ
ต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล
นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
2) การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูล
จะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ
รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
3) การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา
หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย
4) การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย
การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
5) การปรับปรุงข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์เพื่อการใช้งาน เช่น ในการตัดสินเพื่อดำเนินการ ดังนั้นข้อมูล
จึงต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อการต้นหาได้อย่างรวดเร็ว