ข้อมูลและสารสนเทศ

การกำหนดคุณสมบัติของข้อมูลในการประมวลผล

1. กำหนดชื่อและจำนวนเขตข้อมูลในระเบียนข้อมูล เช่น ในระเบียนข้อมูลนักเรียน อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลจำนวน 6 เขตคือ
         เขตข้อมูลที่ 1 ชื่อเขตข้อมูล ID หมายถึง เลขประจำตัวนักเรียน
         เขตข้อมูลที่ 2 ชื่อเขตข้อมูล NAME หมายถึง ชื่อ-สกุลนักเรียน
       เขตข้อมูลที่ 3 ชื่อเขตข้อมูล GENDER หมายถึง เพศของนักเรียน
         เขตข้อมูลที่ 4 ชื่อเขตข้อมูล BIRTHDAY หมายถึง    วันเดือนปีเกิดของนักเรียน
       เขตข้อมูลที่ 5 ชื่อเขตข้อมูล FA_NAME หมายถึง ชื่อบิดาของนักเรียน
         เขตข้อมูลที่ 6 ชื่อเขตข้อมูล MO_NAME หมายถึง ชื่อมารดาของนักเรียน
2. กำหนดชนิดและขนาดของเขตข้อมูลแต่ละเขต เช่น เขตข้อมูล NAME เป็นตัวอักษรขนาด 30 ตัวอักษร
3. กำหนดวิธีการและสื่อในการจัดเก็บข้อมูล แฟ้มข้อมูลจะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ โดยข้อมูลนี้ อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้

เขตข้อมูล	ตัวอย่างข้อมูล	ขนาดของข้อมูล
เลขประจำตัวนักเรียน	00001	ตัวอักษร 5 ตัว
ชื่อ-สกุล	มานะ แข็งขัน	ตัวอักษร 30 ตัว
เพศ	ช	ตัวอักษร 1 ตัว
วันเดือนปีเกิด	12/01/2531	ตัวอักษร 10 ตัว
ชื่อบิดา	มนัส แข็งขัน	ตัวอักษร 30 ตัว
ชื่อมารดา	ราตรี แข็งขัน	ตัวอักษร 30 ตัว

ตัวอย่าง โครงสร้างแฟ้มข้อมูลประวัตินักเรียน

ลักษณะประจำ

ข้อมูล

ลักษณะของข้อมูล

ชื่อเขตข้อมูล	ความหมาย
ID	เลขประจำตัวนักเรียน
NAME	ชื่อ-สกุลนักเรียน
GENDER	เพศ
BIRTHDAY	วันเดือน ปีเกิด
FA_NAME	ชื่อบิดา
MO_NAME	ชื่อมารดา

00001

มานะ แข็งขัน

ช

12/01/2531

มนัส แข็งขัน

ราตรี แข็งขัน

ชนิด	จำนวนตัวอักษร
ตัวอักษร	5
ตัวอักษร	30
ตัวอักษร	1
ตัวอักษร	10
ตัวอักษร	30
ตัวอักษร	30

เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่เรียกว่า โครงสร้างระเบียน ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอก ถึงโครงสร้าง ของแฟ้มนั้นได้ เช่น แฟ้มประวัตินักเรียนมีโครงสร้างดังนี้

NAME

GENDER

BIRTHDAY

FA_NAME

MO_NAME

ในแต่ละระเบียนอาจเลือกเขตข้อมูลหนึ่ง ซึ่งสามารถบ่งบอกความแตกต่างของข้อมูลให้ทราบได้อย่างมีนัยสำคัญ มาเป็นตัวบ่งชี้ความแตกต่างของระเบียน แต่ละระเบียนซึ่งเรียกว่า กุญแจ(Key) เช่น ระเบียนประวัตินักเรียนอาจเลือกเขตข้อมูล ID เป็นกุญแจเพราะเขตข้อมูลนี้บ่งบอกความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญ กล่าวคือ จะบอกได้ว่าเป็นนักเรียนคนเดียวกันหรือไม่ ถ้าข้อมูลในเขตข้อมูล ID เหมือนกันแสดงว่าเป็นคนเดียวกัน แต่ถ้าไม่เหมือนกันแสดงว่าเป็นคนละคนกัน

ที่มา : http://www.school.net.th/library
http://www.chakkham.ac.th/technology/lesson22/database201.html/
หนังสือเรียนสาระการเรียนรู้พื้นฐาน เทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วงชั้นที่ 4 ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 4 - 6 ของ สสวท.